A jeśli, by tak pierwszą godzinę dnia pracy poświęcić na pełną koncentrację na zadaniach, wymagających największego skupienia?
Co takiego złego się stanie, jeśli zaczniesz czytać maile, np. od godziny 9:00?
Jeśli zaczniesz pracę od godz. 7:00 to masz dwie godziny pracy w pełnym skupieniu, przy minimalnym rozproszeniu, zwłaszcza kiedy większość osób z otoczenia zaczyna pracę od godz. 8:00.
Gdy zaczynasz dzień od maili, nawet, jeśli ma to na celu jedynie „przeskanowanie” wiadomości i powrót do działań wymagających większego skupienia, to zawsze znajdzie się jakiś mail, który zatrzyma Cię na dłużej i sprawi, że stracisz cenne minuty.
Poza tym, jakaś wiadomość może Cię poirytować, wzbudzić emocje, które będą towarzyszyć Ci przez kolejne minuty, a to z kolei spowoduje utratę energii, której zasoby masz ograniczone. Ponadto trudniej jest się skoncentrować, jeśli cały czas w głowie pojawia się jakaś nieprzyjemna myśl.
Moja propozycja planu dnia jest następująca:
- 1-2 godziny pracy w skupieniu (pracy głębokiej)
- 1 godzina – maile, sprawy bieżące
- 1-2 godziny pracy w skupieniu
- 0,5 godziny – sprawy bieżące
- 1 godzina – praca w skupieniu
- pozostały czas pracy – praca płytka, spotkania, telefony, etc.
Możesz uzyskać w ten sposób nawet 5 godzin pracy głębokiej. Wg Cala Newporta, autora książki „Praca głęboka” jest to bardzo dobry wynik, wręcz determinujący sukces zawodowy.
Mam świadomość, że nie zawsze i nie każdego dnia taki plan jest możliwy. Ale jeśli uda Ci się go zrealizować 3-4 razy w tygodniu to masz szansę pracować głęboko nawet 80 godzin miesięcznie!
Definicja pracy głębokiej jest następująca: to czynności zawodowe wykonywane w stanie koncentracji, przy maksymalnym wykorzystaniu zdolności poznawczych.
Praca głęboka to zdolność do wchodzenia w taki stan, gdzie możesz przez dłuższy czas (od kilkudziesięciu minut do nawet kilku godzin) pracować NIEPRZERWANIE przy pełnej koncentracji i skupić się na bieżącym zadaniu do wykonania.
Pracujesz tak długo, dopóki danego zadania nie skończysz lub nie skończysz jakiegoś istotnego etapu w ramach tego zadania.
Pracownicy odzwyczajają się od pracy głębokiej, m.in. z powodów związanych z korzystaniem ze smartfona. To niewielkie urządzenie jest doskonałym lekarstwem na nudę. Ale również jest najbardziej rozpraszającym sprzętem obecnych czasów.
Liczba przychodzących wiadomości w czasie pracy i po pracy, powoduje, że co chwilę czujesz potrzebę sięgania po niego, by sprawdzić czy nadchodzący komunikat jest istotny, czy trzeba go zbagatelizować.
Nawyk ciągłego sprawdzania ujawnia się również przy okazji pracy na komputerze. Wiele osób ma nieustannie włączoną pocztę i otrzymuje komunikaty informujące o nowych wiadomościach. Nawet, jeśli pierwsza reakcja jest taka, by ich nie sprawdzać od razu, to prędzej czy później pojawia się silna potrzeba oceny czy to coś ważnego.
To z kolei powoduje dekoncentrację i „oderwanie się” od danego zadania. Ponowne wejście w stan pełnej koncentracji może zająć nawet kilkanaście minut, a to już duża strata.
Dlatego, jeśli masz taką możliwość to sprawdzaj maila tylko co jakiś czas i zablokuj wszelkiego rodzaju „sygnalizację”, która na bieżąco komunikuje o przychodzących wiadomościach.
Niestety, jeśli rozpraszasz się często i lubisz się rozpraszać, to będzie Ci ciężko wprowadzić ten zdrowy nawyk na stałe do swojego życia i choć niemal 2/3 Polaków regularnie korzysta z internetu w telefonie, a w grupach wiekowych (15–34 lata) odsetek wynosi już 94 proc. (dane Urzędu Komunikacji Elektronicznej) regularne rozstawanie się z telefonem jest możliwe.
Jak można wywnioskować z podanych statystyk – osób, które potrafią tak funkcjonować jest niewiele. Dlatego trudno nie zgodzić się z hipotezą Cala Newporta, że zdolność do pracy głębokiej staje się coraz rzadsza i to ona będzie determinowała zawodowy sukces na wielu stanowiskach wymagających odpowiedniego skupienia.
Zacznij od tego, by nie rozpraszać się drobnymi sprawami zarówno w życiu zawodowym, jak i prywatnym.
Jeśli każdą wolną chwilę poświęcasz na zerkanie na smartfona, bez żadnego konkretnego powodu to znaczy, że rozwinięcie umiejętności pracy głębokiej może zająć Ci trochę czasu.
Jeśli w trakcie pełnej koncentracji rozprasza Cię mail i musisz koniecznie go TERAZ odczytać, to znaczy, że przed Tobą dużo pracy, by nauczyć się pracować efektywnie.
Problem z umiejętnością wykonywania pracy głębokiej mają praktycznie wszyscy ludzie, którzy posiadają smartfona i internet. Ta technologia została tak opracowana, by użytkownik nieustannie „miał coś do zrobienia” w telefonie. W efekcie czego, nawet krótkie spojrzenie w telefon przedłuża się i powoduje, że tracimy cenne minuty.
Użytkownik zapytany jak często w trakcie dnia sprawdza telefon odpowiedział: „maksymalnie 40 razy”. Po przeprowadzeniu badania okazało się, że liczba ta jest dwukrotnie wyższa! Co więcej, badany nie potrafił powiedzieć, z jakiego powodu tak często musiał sprawdzać telefon.
Smartfony doprowadziły do tego, że mamy problem z odpowiednią koncentracją i chętnie się rozpraszamy – wiedząc, że tak się dzieje, możesz zacząć z tym walczyć.
Twój pierwszy dzień pracy głębokiej może wyglądać, tak, że… się nie uda.
Wyciszenie smartfona i nie włączanie skrzynki mailowej to trochę za mało. Należy jeszcze przygotować wszystkie niezbędne narzędzia, dokumenty… i coś do picia. Spraw, by nie szukać w trakcie pracy głębokiej podstawowych dokumentów, bez których nie jesteś w stanie nawet zacząć.
Przygotowania do pracy głębokiej to jak wyprawa w góry. Trzeba spakować wszystkie niezbędne rzeczy, by móc spokojnie pokonywać kolejne szczyty.
Na jednym z moich ostatnich szkoleń indywidualnych, usłyszałem, że praca głęboka to fajne rozwiązanie, ale z tymi mailami będzie ciężko, ponieważ:
„ja mam wszystko to czego potrzebuję do tego konkretnego zadania na mailach i niestety siłą rzeczy trafiam na maile, których w tym momencie nie powinnam czytać”.
Dlatego tak ważne jest przygotowanie się do pracy głębokiej wcześniej.
Jeśli dany projekt wymaga kilku etapów i nie możemy tego zrobić przy jednym podejściu, to na koniec danego etapu, wypisz dokładnie co będziesz robić i czym się będziesz zajmować przy następnym podejściu do danego zadania. Tego rodzaju instrukcja pomaga wejść od razu w zadanie bez utraty czasu na przypominanie sobie, co robiłe(a)ś ostatnio.
Jeśli pracujesz w pełnym skupieniu i pojawi się pokusa, by nagle sprawdzić skrzynkę pocztową, daj sobie jeszcze 5 minut na pracę głęboką.
Jeśli po 5 minutach nadal będziesz chciał(a) zerknąć na skrzynkę to daj sobie jeszcze 5 minut na pracę głęboką.
Walcz tak długo aż nie ulegniesz lub nie skończysz wreszcie danego zadania wymagającego pełnej koncentracji!
Możesz w ten sposób wydłużyć czas pracy głębokiej o kilkadziesiąt minut.
Jeśli w trakcie pracy głębokiej musisz skorzystać z toalety, napić się wody, coś przekąsić to zrób to szybko. Tak, byś nie odkleił(a) się od wątków, które są w Twojej głowie!
Często nawykowo, idąc po kawę czy do toalety bierzemy ze sobą telefon, by po drodze jeszcze na niego zerknąć i dekoncentrujemy się niepotrzebnie.
Zróbmy co mamy zrobić i wracajmy do pracy.
W takich momentach warto pamiętać, że nie ma nic bardziej przyjemnego na koniec dnia, niż fakt ile pracy udało się wykonać w pełnym skupieniu.
Maile wyłączone, smartfon wyciszony, narzędzia do pracy głębokiej gotowe, ale… przychodzi kolega i prosi pilnie o raport. Co wtedy?
Przeproś i powiedz, że zrobisz to dla niego, jak tylko skończysz swoje WAŻNE zadanie.
Może oczywiście się okazać , że ten raport jest bardzo pilny i dana osoba nie może czekać. Nie ma zatem wyjścia, trzeba wykonać zadanie. Warto jednak porozmawiać o tym z kolegą, że jak tylko jest taka możliwość to chcesz wcześniej otrzymywać informacje o tego rodzaju zadaniach, by móc lepiej zaplanować dzień i uniknąć niepotrzebnego stresu na hasło, że „coś jest do zrobienia na wczoraj”.
Zdarzają się sytuacje, że rzeczywiście coś nagle wyskoczyło, ale zgodzisz się chyba, że powinny to być wyjątki.
Jeśli większość Twojej pracy to ciągłe „gaszenie pożarów”, wtedy praca głęboka trwająca 2-3 godziny dziennie już będzie sukcesem.
Potrzeba akceptacji ze strony otoczenia jest w każdym z nas.
Pracując głęboko, wzrośnie Twoja asertywność, a tym samym obniży się Twoja dostępność niesienia pomocy innym o każdej porze.
Możesz takim zachowaniem komuś się narazić, zwłaszcza tym osobom, które gorliwie korzystały z Twojego czasu. Do Ciebie należy decyzja, czy warto?
Pod jednym z wpisów dotyczącym pracy głębokiej Ola napisała:
Trudniej jeśli szefostwo wymaga, by w 10 min odpowiedzieć na każdego maila czy smsa. I wszyscy twierdzą, że inaczej się „nie da”.
Co zrobić w takiej sytuacji?
Warto rozważyć i zdefiniować swoją pozycję w firmie.
Być może masz taką pozycję w organizacji, że „walczysz o przetrwanie” i nie będziesz asertywnie sugerować przełożonemu, że teraz nie będziesz dla niego czegoś robić. Przecież to strzał w kolano!
W każdym innym przypadku, warto porozmawiać z szefem , który chce mieć wszystko na wczoraj i przedstawić mu swój harmonogram dnia oraz wytłumaczyć, dlaczego chcesz pracować tak, a nie inaczej.
Gwarantuję, że nawet 80 godzin pracy głębokiej miesięcznie, przyniesie ogromne korzyści dla Ciebie i firmy w której pracujesz. Bezpośrednią korzyść z tej zmiany zachowania będzie mieć Twój szef.
Zatem uczciwa rozmowa i prośba o to, by wysyłając zadania, dawał realny czas na ich realizację, może tylko usprawnić Waszą współpracę.
A jeśli tego rodzaju rozmowa nic nie da?
No cóż. Nie mogę decydować za Ciebie, ale jeśli rodzaj pracy, którą wykonujesz wymaga długich godzin pracy głębokiej, a nie masz do tego warunków, to tak naprawdę nie masz szans pokazać się z jak najlepszej strony.
A może firma od Ciebie tego nie wymaga i potrzebuje człowieka, który świetnie wykonuje wszystkie zadania „na wczoraj”, jest zaangażowany i odpowiada na każdą wiadomość/telefon natychmiast.
Innym, ale równie ważnym wątkiem jest środowisko pracy, które nie sprzyja pracy głębokiej.
Praca w open space powoduje, że zawsze ktoś może Cię rozproszyć. W małym zespole i zamkniętym pomieszczeniu możemy umówić się z zespołem, że w danych godzinach staramy się szczególnie sobie nie przeszkadzać. O wiele trudniej jest, gdy w dużym pomieszczeniu słyszysz rozmowy, które odbywają się kilka boksów dalej. Ja polecam słuchawki i muzykę, która z jednej strony pozwala się skupić, a z drugiej „odłącza” od bodźców z zewnątrz.
Pod jednym z moich wpisów przeczytałem, że „szef zabrania zakładania słuchawek”. Warto wtedy, porozmawiać szczerze z szefem i wytłumaczyć całą sytuację. Brak zgody z jego strony to zabranie pracownikowi możliwości do pracy efektywnej.
Co z tym zrobić?
Decyzję musi podjąć każdy indywidualnie. Jedno jest pewne. Tego rodzaju sytuacja powoduje, że masz niewielkie szanse na efektywną pracę.
Jeśli już musisz pracować dłużej, to lepiej zostań po godzinach. Zakończ temat nawet o… 18.00, ale niech ten wieczór będzie wolny.
Jeśli nawet będzie Ci się zdarzało, że wylądujesz wieczorem z komputerem na kanapie to niech to naprawdę będzie WYJĄTEK.
Sama świadomość, że wieczór masz mieć wolny (od pracy) jest z jednej strony motywująca, ale też porządkuje Twoje funkcjonowanie. Twój mózg ma szansę odpocząć od pracy i zająć się innymi równie absorbującymi sprawami.
Nicnierobienie i oglądanie kolejnych seriali na Netflixie może być rzeczywiście przyjemne, ale stosowanie tego niemal codziennie źle wpłynie na Twoje funkcjonowanie. Tak zwany bezrefleksyjny odpoczynek to najgorsze z możliwych rozwiązań, by Twoja głowa mogła odpocząć od pracy.
Dlatego zaplanuj swój dzień od rana do… późnego wieczora wypełniając go również rozrywką.
Jest coś niekonsekwentnego w osobach, które mają świetnie zorganizowany dzień pracy i w ogóle niezorganizowany dzień… po pracy.
Tylko dobrze wypełniony dzień pozwala nam w pełni się regenerować i pracować na najwyższych obrotach wiele dni, tygodni, lat.
Słyszę od uczestniczki szkolenia:
Jest niedziela, godzina 12:00 siadam, by nadrobić zaległości w pracy. Sprawdzam skrzynkę, wysyłam maile, na które nie miałam czasu odpisać w tygodniu i otrzymuję… odpowiedzi na te maile. Okazuje się, że wszyscy w moim dziale tak pracują. Więc co w tym złego?
Pytam: Jaka był intencja pracy w niedzielę?
Słyszę: Intencja jest taka, by pozbyć się kilkudziesięciu maili i mieć pustą skrzynkę na poniedziałek rano, a okazuje się, że mam ich jeszcze więcej!
Jeśli już masz pracować w niedzielę (zakładam, że jest to wyjątek) ustaw wysyłkę maili na wybrany przez Ciebie dzień i godzinę (np. na godz. 8:00 w poniedziałek) lub zapisz je w kopiach roboczych i wyślij w poniedziałek, po pierwszej fazie pracy głębokiej.
Argument, że „wszyscy tak pracują” do mnie nie trafia. Zdolność do pracy głębokiej dotyczy nielicznych, dlatego nie warto patrzeć na to co robią inni.
Zwróć uwagę na treść przygotowywanych maili – skróć je do minimum, pisz konkretnie, umawiaj się z rozmówcą na określone działania, niech to nie będzie niekończąca się wymiana korespondencji.
Przykład: Poruszyłeś bardzo dużo wątków w tym mailu. Proponuję telefon w godzinach 12:00-12:15 lub 13:00-13:15 omówimy temat i zagadnienia dotyczące… , wyjaśnimy wszelkie szczegóły, spiszemy notatkę i potwierdzimy sobie to na mailu.
Jeśli masz do czynienia z projektem, który wymaga kilku/kilkunastu momentów pełnej koncentracji to kończąc zadanie w danym dniu, wypisz sobie dokładnie listę zadań na dzień następny.
Napisz SZCZEGÓŁOWO czym się będziesz zajmować jutro. To bardzo ważne. Twój mózg, bez Twojej wiedzy, zacznie już pracować nad rozwiązaniem TERAZ. Tym samym na drugi dzień dużo szybciej zrealizujesz kolejny etap.
Brian Tracy w swojej książce „Zjedz tę żabę” pisze, że przygotowanie planu na dzień następny powoduje, że nasza podświadomość pracuje nad nim nawet wtedy, gdy śpimy. Często zdarza się, że budzimy się z głową pełną pomysłów i koncepcji, dzięki którym nasze przedsięwzięcia realizujemy sprawniej, mając poczucie, że dokonujemy słusznych wyborów.
Co istotne, stworzenie planu na jutro co do tego konkretnego zadania, powoduje, że „oczyścisz się” z tego tematu dzisiaj i nie będziesz o nim TYLE myśleć po pracy, ufając sobie, że jutro się tym zajmiesz od razu!
Przerwy w pracy staraj się wykorzystać tak, by nie łapać od razu za telefon. Niech Twój mózg odpocznie od niebieskiego światła. Może wypij z kimś z pracy szybką kawę. Może przespaceruj się trochę. Krótko mówiąc – odklej się od narzędzi.
i nic się nie dzieje. To normalne. Jeśli pracujesz w firmie i na stanowisku, gdzie niemal nieustannie są wprowadzane nowe projekty, to będą tygodnie wypełnione tylko spotkaniami i realizacją bieżącej pracy.
Od 14 lat pracuję nad efektywnością pracy z różnymi osobami – większość z nich miała wcześniejsze doświadczenia związane z dobrą organizacją pracy, ale z jakiegoś powodu porzuciła dobre nawyki – zwracają się do mnie po wsparcie w ich odświeżeniu.
Jeśli w Twojej organizacji pojawi się sytuacja, która nie pozwala Ci zachować równowagi pomiędzy pracą głęboką, a pracą płytką to jeszcze nie koniec świata 🙂
Tylko pamiętaj by wrócić do swoich dobrych nawyków jak tylko sytuacja się unormuje. Nie będzie to łatwe, ale nie poddawaj się – to jest możliwe do zrealizowania.
Jeśli masz dużo zajęć to stwórz jak najwięcej procedur i schematów, wg których pracujesz. Na każdym stanowisku pojawiają się czynności powtarzalne. Wypisz zatem punkt po punkcie wszystko to co musisz zrobić, by móc na koniec stwierdzić, że dane zadania zostało wykonane.
Zrób sobie checklistę i odhaczaj kolejne punkty po zrealizowaniu danego etapu.
Jeśli w trakcie zadania, musisz zająć się nagle czymś innym to zrób to, a po powrocie będziesz wiedzieć, gdzie skończyłe(a)ś i który punkt w ramach musisz teraz zrobić.
Przygotuj procedury, schematy, checklisty wszędzie tam, gdzie praca jest powtarzalna. Tak byś realizował(a) kolejne ważne dla Ciebie zadania w ramach jednego wzorca i by nie musieć za każdym razem się zastanawiać, czy wszystko w ramach danego obszaru zostało wykonane.
Odhaczanie kolejnych punktów w ramach danego zadania ma jeszcze jeden walor. Po prostu daje satysfakcję! 😊 Alarmuje też, gdy pracujesz za… wolno i musisz się bardziej spiąć.
Zakładam, że część Twojej pracy to działalność twórcza, kreatywna, etc. To niestety wyczerpuje i pozbawia Cię energii, potrzebnej do zrealizowania kolejnych (już nie tak twórczych) zadań w trakcie dnia.
Zatem ciężko przechodzi się z działania kreatywnego na takie, które po prostu trzeba wykonać. Wtedy warto działać krok po kroku, odhaczając kolejne punkty w planie pracy, by finalnie zrobić zarówno to co się lubi, jak i to co MUSI być zrobione.
Na koniec dnia, łatwiej też o podsumowanie tego, ile udało Ci się zrobić. Wystarczy spojrzeć na swoje checklisty 😊
- Zaczynaj pracę przed innymi, tak by w skupieniu zrobić jak najwięcej.
- Używaj słuchawek, włącz muzykę, która pozwala nie tylko się skupić, ale też wyłączyć głosy z pomieszczenia, w którym pracujesz.
- „Uciekaj” do salek spotkań, na spotkania ze sobą.
- Sprawdzaj maile tylko w określonych godzinach.
- Odbywaj jak najwięcej spotkań i rozmów realizowanych w godzinach popołudniowych, by do południa móc pracować głęboko.
- Grzecznie, ale też stanowczo odmawiaj, jeśli ktoś chce Ci zabrać Twój cenny czas.
- Stosuj „brain dump”, czyli pozbywaj się z głowy chaosu. Jak to robić? Wypisz wszystkie niedokończone sprawy w formie listy, a następnie przenieś je do swojego kalendarza.
- Kończ jak najwięcej zadań za jednym razem. Nasz mózg lubi „kończyć zadania” – wtedy zaczyna produkować endorfiny. Jeśli siadasz do danego zadania, próbuj je skończyć przynajmniej na 80%, tak byś czuł(a), że na ten moment zrobiła(e)ś kawał dobrej roboty.
- Jeśli jakieś zadanie trwa krócej niż 2 minuty zrób je od razu.
- I wreszcie – nie zerkaj na telefon co 15 minut 🙂
Czy jest inny sposób?
Tak. Większość osób stosuje go codziennie. Trochę pracuje głęboko, a trochę nie. Wszystko zależy od dnia , nastroju, liczby tematów w organizacji. Przeskakuje z tematu na temat, robi wiele rzeczy na raz, a na koniec dnia pracy te osoby są wykończone i bez poczucia, że dokonały danego dnia czegoś ważnego.
I tak do… emerytury 😊
Chcesz zacząć pracować głęboko? Zacznij od odpowiedzi na kilka pytań:
- Co na Twoim stanowisku jest obecnie najważniejsze?
- Co musi być bezwzględnie wykonane?
- Co musisz koniecznie zrobić, by nie „dać plamy”?
- Ile potrzebujesz na to czasu?
- A może dokładniej, ile min. godzin potrzebujesz na wykonanie tych zadań? (Gdzie minimum oznacza, że Twoje zadania są wykonane w stopniu zadowalającym. Uwaga! Nie, idealnym, ale zadowalającym.)
- Jak wygląda u Ciebie koncentracja w pracy?
- Ile jesteś w stanie pracować w pełni skupiony(a)?
- A ile potrzebujesz pracować w pełnej koncentracji, by móc realizować projekty priorytetowe?
- Jakie znasz sposoby na „łapanie” koncentracji w pracy?
- Co masz sprawdzone?
- Co u Ciebie działa? A co nie działa?
O tym, jak wiele uda Ci się osiągnąć dzięki dobrej organizacji, przekonasz się, gdy wdrożysz choć kilka z powyższych wskazówek.
Mogę podać też swój przykład. Liczne aktywności, którym się oddaję, dają mi poczucie spełnienia. Ale po co Ci moja historia, skoro możesz stworzyć swoją?
Ważne, byś co 1-2 miesiące robił(a) sobie podsumowanie, tego ile udało Ci się osiągnąć, co nowego wydarzyło się w Twoim życiu na skutek lepszej organizacji czasu.
Takie podsumowania są niezwykle ważne. Wspierają dalsze kroki i dają „kopa” do kontynuowania dobrych zachowań.
Jeśli będziesz potrzebować wsparcia w tym obszarze, tj. jak robić tego rodzaju podsumowania napisz do mnie: biuro@hermaneducation.pl
Znajdziemy rozwiązanie.
Zacznij już dziś! Pracuj głęboko.