Pracownicy naprawdę mogą nie wiedzieć, dlaczego firma działa tak, jak działa

Ostatnio dość często przerabiam to zagadnienie w firmach z zarządami. Okazuje się, że „góra” ma świadomość dokąd zmierza i dlaczego akurat w tym kierunku, a pracownicy jakoś tak nie do końca.

Jasne jest jedno, celem firmy jest zysk.

Ale jak go osiągnąć, jakimi rozwiązaniami i dlaczego akurat w ten sposób a nie w inny, to już dla szeregowego pracownika jest dość enigmatyczne.

Może zacznę od początku. Zatrudniając się w danej organizacji, chcę szczególnie w pierwszym okresie wypaść jak najlepiej. Dlatego skupiam się na tym, by szybko się wdrożyć, a następnie dobrze lub bardzo dobrze realizować zadania adekwatne do mojego stanowiska. Tylko tyle i aż tyle.

Wątek, czemu robię to, co robię, odkładam często na potem. Robię to, co robię, bo ktoś kiedyś to wymyślił i moim zadaniem jest dobrze to wykonać. Kiedy ktoś nagle chce ode mnie czegoś więcej (rzadko mniej), to na chwilę się boję, czy sobie poradzę, a potem po okresie nauczenia się tego nowego, dokładam sobie to zadanie do innych (poprzednich) i realizuję tak samo dobrze, jak wczoraj.

Czasem jestem też zaproszony do jakiegoś projektu międzydziałowego. Wtedy robi się ciekawie, ale też stresująco. Poznaję pracę kolegów (ale nadal wycinkowo) z innych departamentów i realizuję wspólnie z nimi, oprócz swoich zadań, jakiś cel. Zatem wiem więcej o swoje organizacji, ale nadal nie jest to całościowe spojrzenie na firmę.

Pewnego dnia zarząd wpada na pomysł, by strategię na nowy okres opracować wraz z pracownikami.

Zostaję zaproszony na spotkanie. Przedstawiane mi są kierunki, w których firma zmierzała, ale teraz chce mojej wiedzy, bym się wypowiedział, jakie jest również i moje spojrzenie na przyszłość. Co w mojej ocenie mogłoby zadziałać lepiej, inaczej, z korzyścią dla organizacji.

A ja, jako szeregowy pracownik, doznaję małego szoku. Do wczoraj nie za bardzo myślałem o organizacj, jako całości, nie interesowałem się tym, nie docierały do mnie w wystarczającym stopniu (a może w ogóle) informacje na temat tego, czemu działamy tak, jak działamy. Teraz mnie pytają o przyszłość. I nie wiem, czy mam coś powiedzieć, czy może jednak zamilknąć, by nie „chlapnąć” głupoty.

Po takim spotkaniu zarząd jest lekko skonsternowany, bo ja i moi koledzy – szeregowi pracownicy, nie dostarczyliśmy treści, które mogłyby pomóc w zbudowaniu nowej strategii. A przecież w wielu podręcznikach zarządzania, tekstach na LinkedIn, na blogach – włączenie pracownika w tworzenie strategii wydaje się bardzo dobrym pomysłem, więc czemu w naszej (myśli zarząd) firmie to się nie udało? Chyba mamy dość przeciętnych pracowników, wręcz wyrobników, którzy patrzą tylko na siebie i nie interesuje ich organizacja, jako całość.

Z kolei ja, jako pracownik i moi koledzy, myślimy sobie, że to nie było dobre spotkanie, trochę nie wiadomo o co temu zarządowi chodziło i czego od nas NAGLE oczekuje.

Po jakimś czasie z poziomu zarządu wypuszczona jest komunikacja o nowej strategii, zadania rozdzielone są na działy, często całkowicie zmodyfikowane lub całkiem nowe od tych z wczoraj, a jako pracownik patrzę, co się w moim życiu zawodowym zmieni, czego muszę się nauczyć, by rzetelnie wykonywać swoje zmienione obowiązki. I tak życie się toczy.

Mam świadomość pewnych uproszczeń, której tutaj zastosowałem i tego, że nie jest to domena KAŻDEJ organizacji, ale wielu jak najbardziej.

To od czego często zaczynam w takiej firmie jako trener, to warsztat, w trakcie którego wraz z kluczowymi osobami w organizacji wyjaśniamy, czemu firma dotychczas działała tak, jak działała, jakie są jej kluczowe procesy i do czego mają one doprowadzić. Następnie, jakie są zadania poszczególnych działów (ich pracowników) i czemu są one takie, a nie inne. Wreszcie, czemu firma do wczoraj nie działała inaczej, jakie pomysły były przedmiotem rozmyślań, ale finalnie nie zostały wdrożone.

Następnie warto, aby pracownicy wypowiedzieli się, jak to z ich perspektywy wygląda, co z ich punktu widzenia działa dobrze, a co nie. Ale ważne, by wypowiedzieli się znając KONTEKST, w którym działa organizacja i znając cele tej organizacji z dokładnym wyjaśnieniem, dlaczego te cele takie są. Bo można z poziomu pracownika powiedzieć, że dane zadanie, które wykonuje, jest bez sensu, ale jeśli wyjaśnimy, czemu to zadanie jest w ogóle wpięte w cały proces, to może ten sam pracownik jednak oceni je inaczej. Dlatego tak ważne jest, wytłumaczenie się zarządu z tego, czemu firma działa tak, jak działa.

Dopiero po tej części można zabrać się za pracę nad nową strategią, jeśli oczywiście jako zarząd nadal chcemy pomysłów naszych pracowników. Najlepiej podzielić te warsztaty na pierwszą część, gdzie wyjaśniamy czemu jest tak, jak jest i na drugą, gdzie pracujemy nad przyszłością. Najlepiej też, między pierwszym a drugim spotkaniem, dać sobie chwilę czasu na oswojenie się z wiedzą, bo jak wspomniałem – dla części pracowników są to całkowicie nowe informacje i prezentowany jest sposób myślenia, do którego nigdy nie zostali zaproszeni.

Ów przykład nie musi dotyczyć strategii całej firmy. Można przeprowadzić takie warsztaty na rzecz poprawy / rozwoju tylko jednego działu. Poprzez uświadomienie osób tam pracujących i krytyczne spojrzenie na to, jak działają teraz, można wprowadzić niezbędne korekty.

Przeprowadzenie warsztatów w ten sposób, przynosi bardzo konkretne rezultaty i realne włącza pracownika w proces zmian w organizacji.

Oczywiście zarząd nie musi tego wszystkiego robić, ale jeśli chce dobrze przygotować strategię działania na kolejny okres, włączając w to pracowników, to najpierw musi wyjaśnić stan obecny funkcjonowania firmy i to dlaczego taki, a inny stan występuje. Kluczowe jest też wyjaśnienie kontekstu, w którym firma działa i to, na co sobie może pozwolić, a na co nie, mimo tego, że często by się chciało.

Zachęcam do takiego spojrzenia na budowanie przyszłości z pracownikami w kontekście budowanej strategii. Nie jest to trudne, wymaga po prostu cierpliwości i spotkań, w których stawiamy na otwartą komunikację.

Jeśli nadal nie wiesz, jak to zrobić -zapraszam do kontaktu. Może coś podpowiem.

A i jeszcze jedno.

Jak mogłeś(aś) wywnioskować ten tekst jest zaadresowany głównie do kadry kierowniczej. Nic jednak nie stoi na przeszkodzie, by z poziomu “szeregowego” pracownika sprowokować takie warsztaty. Zwłaszcza, gdy w organizacji zaczyna pojawiać się chaos a Ty nie czujesz się pewnie w swoich zadaniach. Nie musisz prosić trenera zewnętrznego o wsparcie. Możecie w zespole, przejrzeć zakres pracy działu, przejść przez kolejne zadania i omówić zasadność podejmowania działań w ramach Waszych kompetencji. 

Zachęcam.

Jeśli spodobał Ci się ten wpis, możesz wesprzeć moją twórczość, stawiając mi wirtualną kawę: https://buycoffee.to/jaroslawbien 😊