Zastępujesz kogoś w pracy i…

Dziś o tym, jak wygląda Twoja praca wtedy, kiedy ktoś z Twoich współpracowników wypada z firmy na dłużej. Mamy okres zimowy. Nikomu tego nie życzę, ale niech to będzie kontuzja podczas zjazdu na nartach. Znamy to. Jakieś kolano, operacja, rehabilitacja, komplikacje itd.

Załóżmy ten wariant, gdzie ktoś znika na dłuższy czas. Mam świadomość, że też jest przecież praca online, ale w danym przypadku nie jest to możliwe. Krótko mówiąc – dłuższe chorobowe.

Przychodzi Twój szef i mówi do zespołu, w tym do Ciebie – musimy się jakoś podzielić pracą osoby, które wypada na jakiś czas.

Pierwsze co mi przychodzi do głowy to myśl, że podzielić tzn. wziąć na siebie część obowiązków to znaczy, że masz potencjał żeby wziąć a to znaczy, że “do wczoraj” nie pracowałeś(aś) na pełnych obrotach, zatem masz przestrzeń, aby te obowiązki w jakiejś części przejąć?

Czasem obserwuję to z pozycji trenera/doradcy HR w różnych firmach i przyznam – słabo to wygląda. To znaczy, zakłada się naprawdę że WSZYSCY (w dziale) mają problem i że JAKOŚ to trzeba ogarnąć.

Otóż pierwsze co mi przychodzi do głowy to fakt, że rolą menedżera w takiej sytuacji jest przejść przez procesy realizowane w jego dziale. Może warto “zdjąć” z ludzi jakieś zadania, by mogli coś przejąć po nieobecnym. NAJPIERW ZDJĄĆ, a później dawać zadania. Piszę o tym, bo to tak się często nie dzieje.

Tak przy okazji to jest też doskonała okazja do aktualizacji funkcjonowania danego działu. Nigdy nie ma czasu, by przeanalizować, czy wszystko to, co robimy ma sens, bo może coś już dawno tego sensu nie ma. Zazwyczaj firmy konsultingowe biorą za to duże pieniądze, a w tym przypadku nie ma na to czasu i szef działu musi sam (wraz z zespołem) to ogarnąć.

Jeśli okazuje się, że obecne procesy są jak najbardziej zasadne i nie ma czego “zdejmować”, to co teraz? Z mojego doświadczenia podejmowana jest próba “wciskania” tym, którzy są w tym dziale zadań osoby nieobecnej. Świadomie piszę wciskania, bo tak to dosłownie wygląda.

Pracownik X pod presją swojego menedżera, wreszcie ulega i wszyscy są zadowoleni. No właśnie nie. Na pewno zadowolony jest kierownik i Ci którzy nie dali sobie nic wcisnąć. Co dzieje się z osobą, która dostała najwięcej roboty?

Prędzej czy później rodzi się frustracja. Po niej – rzucanie papierami. To tak w skrócie. Oczywiście proces trwa, różnie to w różnych organizacjach się dzieje. Często ta osoba, która ma teraz do wykonania 170% normy, złości się nie na szefa (znaczy na niego też, ale trochę mniej, bo jakby bardziej się złościła, to musiałaby z nim pogadać, a tego nie chce) a tę nieobecną, chorą osobę. Potem gdy ta “chora” osoba wraca, pojawiają się zgrzyty, frustracje, zła atmosfera w zespole. A i jeszcze dostaje się innym, którzy byli na tyle asertywni, że nie dali sobie wcisnąć dodatkowej roboty. Tylko, że oni są asertywni, więc może nic sobie z tego nie robią, że ktoś na nich się złości tylko dlatego, że nie umiał odmówić.

Co można zrobić, by tego wszystkiego uniknąć?

Pozyskać budżet! Oczywiście menedżerowie nie lubią takich akcji, nie chcą przekraczać swoich tabelek, przecież są za nie odpowiedzialni, a tak w ogóle to niechętnie idą po pieniądze w trakcie roku. Jak to wygląda w oczach ich przełożonego? No cóż – źle, przychodzą po pieniądze, bo nie potrafią tak ogarnąć zespołu, by nie naruszając budżetu, zrealizować wszystkie cele, mimo choroby jednego pracownika. No nie potrafią, bo cele były założone na konkretną liczbę osób. Przecież, jeśli menedżer zakładałby pracę swoich ludzi na 80% normy, a po wypadnięciu jednego pracownika mógłbym dołożyć kolejne 20% normy, to byłby pierwszy do zwolnienia, jako ten niegospodarny.

Mam świadomość, że przejaskrawiam, ale nadal nie na tyle, by ten przykład był nieżyciowy.

Otóż klucz tkwi w pieniądzach, albo na pracownika, który przyjdzie na zastępstwo albo za nadgodziny dla tych, którzy mają pomóc załatać braki po chorym pracowniku albo jako nagroda dla tej osoby/osób, która weźmie na siebie znaczną część przejęcia obowiązków.

I uwaga – komunikat do tych, którzy są w takiej sytuacji lub za chwilę się w niej znajdą. Jeśli wziąłeś (wzięłaś) na siebie  zadania po koleżance lub po koledze, to nie bój się rozmawiać o ekstra pieniądzach dla siebie. Cały czas zakładam, że dołożono Ci obowiązków do tego, co już masz i nie zdjęto niczego z dotychczasowych działań. Odwagi, bo inaczej będzie źle. Pojawi się frustracja i złość niemal na każdego, który Cię otacza w tej organizacji tylko dlatego,  że ktoś kiedyś złapał kontuzję na nartach.

Widzę to przy odejściach pracowników, kiedy wskazują, że zostali wykorzystani. Widzę też w trakcie obecnej pracy niektórych pracowników, gdy dano im DODATKOWE zadania, bez propozycji nagrody, podwyżki lub po prostu zabrania innych zadań.

Trzymam kciuki za podjęcie stosownych kroków, jeśli jesteś w takiej sytuacji. Powodzenia!

Jeśli spodobał Ci się ten wpis, możesz wesprzeć moją twórczość, stawiając mi wirtualną kawę: https://buycoffee.to/jaroslawbien 😊